Moin zusammen,
ich würde gerne mal wissen, wie andere Firmen die Digitalisierung oder zumindest die interne Kollaboration datenschutzkonform bewerkstelligen. Ich arbeite in einem mittelgroßen Logistik- / Hafenumschlagsbetrieb. Wir sind aufgestellt wie 2005. Wir haben keine eigene IT-Abteilung, sondern nur einen externen Dienstleister, der hauptsächlich MS-Produkte im Portfolio hat. Wir nutzen ein unfassbar primitives Warenwirtschaftssystem, ein ebensolches E-Mail-Programm und MS Office 2013. Ich soll mir Gedanken machen um unsere zukünftige Software, aber ich weiß nicht wo ich anfangen soll. MS Teams würde uns bspw. ordentlich voran bringen, ist aber nicht DSGVO-Konform. Genauso wenig wie Google, Atlassian, Slack usw. Ich nutze in meiner Abteilung “heimlich” Signal zur internen Kommunikation. Signal hat aber wenig Features, was die Zusammenarbeit angeht. Ebenfalls haben wir ein gemeinsames, kostenloses Trelloboard (Ja, auch nicht DSGVO-Konform) damit wir unsere Projekte zumindest einigermaßen übersichtlich beisammen haben. Weitergabe von Dokumenten erfolgt bei uns via E-Mail oder Ablage auf dem Server, beides nicht optimal und vor allem nicht schnell. Hat jemand Erfahrung bzw. Ideen zu dem Thema? Wie sieht es bei euch aus?
Moin,
Digitalisierung ist meiner Ansicht nach gar nicht so sehr die Frage des Tools, sondern eher eine Frage der Prozesse.
Ein Beispiel: Urlaubsantrag
“Digitalisiert”: Der Angestellte füllt ein Word Formular in Teams aus und schickt es per Messenger an den Vorgesetzen, der setzt seine digitale Signatur drunter (selbst das gibt’s ja nur in fortschrittlichen Unternehmen) und schickt das Formular weiter an die Gehaltsbuchhaltung. Die übertragen die Anzahl der Urlaubstage, Beginn, und Ende in eine Teams Excel Tabelle für den Angestellten und prüfen ob ausreichend Urlaubsanspruch vorhanden ist.
Digitalisiert: Der Angestellte füllt ein Web Formular aus und klickt auf “Beantragen”. Das System prüft ob genügend Urlaubsanspruch vorhanden ist und weiß, wer Vorgesetzer ist und wer ggf. die Vertretung des Vorgesetzen übernimmt. Der Vorgesetze (oder wenn dieser abwesend ist die Vertretung) bekommt per Messenger eine automatische Nachricht, dass neue Urlaubsanträge vorliegen. Er bestätigt den Antrag und die Urlaubstage werden automatisch in eine Datenbank eingetragen.
Beide Varianten benutzen tolle Tools aber die erste ist trotzdem von vorne bis hinten fehleranfällig…
Da hast du auf jeden Fall Recht und ich bin auf der Suche nach der zweiten Variante. Wir haben bislang noch so gut wie keine digitalen Prozesse, die über E-Mail und Co. hinausgehen, deswegen auch noch nicht so viele Möglichkeiten das falsch aufzuziehen ;)